Już od poniedziałku Wydział Komunikacji znowu będzie czynny

- Z uwagi na fatalny stan techniczny budynku przy ul. Leszczyńskiego 20, konieczność dostosowania obiektu do wymogów przeciwpożarowych oraz bezpiecznych warunków, by zapewnić właściwą obsługę klientów i pracowników - jeszcze pod koniec 2017 roku podjęto decyzję o ustaleniu nowej lokalizacji inwestycji celu publicznego - przypomina Beata Krzyżanowska, rzecznik Prezydenta Miasta Lublin. - Uzyskano wtedy też warunki zagospodarowania tego terenu, opracowano koncepcję funkcjonalno-użytkową wraz z kalkulacją kosztów dla nowo planowanego obiektu biurowego w nowym miejscu przy ul. Czechowskiej 19A, a także podjęto decyzję o przeniesieniu funkcjonujących komórek organizacyjnych do nowych, wynajętych pomieszczeń biurowych - dodaje.

Ogłoszenie prasowe o poszukiwaniu przez Urząd Miasta powierzchni biurowej do 5000 m ² zostało opublikowane w prasie w styczniu 2018 r., a w wyniku złożonych i rozpatrzonych ofert do dalszych negocjacji przyjęto propozycję wynajmu pomieszczeń znajdujących się w budynkach: Czechowska 19A, Nałęczowska 14, Spokojna 2.

- Po przeprowadzonej analizie i negocjacjach - informuje Beata Krzyżanowska - ostatecznie została zawarta umowa najmu pomieszczeń na potrzeby Urzędu Miasta, przede wszystkim Wydziału Komunikacji, przy ul. Czechowskiej 19A z firmą Nieruchomości Lalak Propertis Sp. z o.o. Przedmiotem najmu jest powierzchnia 2060 m², która została wynajęta na 10 lat. Miesięczna stawka czynszu wynosi 49 zł brutto za 1m² . Urząd będzie ponosił również zryczałtowaną miesięczną opłatę serwisową w wysokości 10,85 złotych za 1m², m. in. za zużycie wody, ogrzewanie, sprzątanie i oświetlenie działki, wywóz śmieci, utrzymanie i konserwację urządzeń w budynku. Do dyspozycji Urzędu w ramach czynszu jest wydzielonych 30 miejsc postojowych - uzupełnia.

Umowa początkowo była zawarta warunkowo. Weszła w życie z dniem 11 września 2018 r., z wyjątkiem paragrafu 24 ust. 2, który nabrał mocy prawnej z dniem podpisania umowy. Paragraf 24 ust. 2 stanowił, że „Najemcy przysługuje do dnia 10 września 2018 r. prawo do odstąpienia od niniejszej umowy, w szczególności w przypadku, gdy Rada Miasta Lublin nie zapewni środków finansowych na realizacje przedmiotu umowy. W razie wykonania prawa odstąpienia, umowa nie weszłaby w życie i uważana byłaby za niezawartą, a z jej tytułu stronom nie przysługiwałyby żadne wzajemne roszczenia, w tym roszczenia odszkodowawcze mające źródło w przedmiotowej umowie.

- W pierwszej kolejności do wynajętych pomieszczeń przeniesiony został Wydział Komunikacji - tłumaczy rzecznik prasowy Prezydenta - a następnie przeprowadzą się: Urząd Stanu Cywilnego, Wydział Spraw Administracyjnych oraz Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych. Wydział Komunikacji obsługiwał największą liczbę klientów w pomieszczeniach niedostosowanych do takiej obsługi, a posiada on duże zasoby archiwalne wykorzystywane w pracy bieżącej. Dziennie do Wydziału Komunikacji zgłasza się nawet do 700 klientów. Dawne usytuowanie pomieszczeń, ich wielkość oraz stan techniczny obiektu uniemożliwiały przygotowanie odpowiednich sal obsługi klientów, poczekalni oraz miejsc socjalno-sanitarnych, a interesanci musieli oczekiwać przed rozpoczęciem pracy Urzędu przed budynkiem, co szczególnie było dokuczliwe w okresie jesienno-zimowym.

Cały nowy obiekt posiada ok. 6,6 tys. m² powierzchni biurowej, a w Wydziale Komunikacji będzie 19 stanowisk do obsługi interesantów, z czego 15 do spraw związanych z rejestracją pojazdów, zaś pozostałe 4 - do odbioru gotowych już dokumentów, np. prawa jazdy, dowodu rejestracyjnego. Do obsługi interesantów wykorzystywany będzie elektroniczny system kolejkowy. W całym budynku przewidziano około 50 miejsc siedzących, wzdłuż niektórych ścian zamontowano blaty umożliwiające w wygodny sposób uzupełnianie niezbędnych dokumentów. Są tam dostosowane odpowiednio toalety, pokój dla matki z dzieckiem, czy pokój socjalny dla pracowników. Budynek jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, posiada windę. W nowym gmachu mieści się również pomieszczenie do przechowywania dużych zasobów archiwalnych wydziału, które są także wykorzystywane w pracy bieżącej.

Od początku powstania koncepcji związanej z przeprowadzką Wydziału Komunikacji do pobliskiej lokalizacji przy ul. Czechowskiej przeniesienie to planowane było na początek 2019 roku. Założenia zostały więc zrealizowane terminowo.